Artigo EFI - Padronização de orçamentos contribui para entregas de excelência

Por Marcello Gobbi, gerente de produto de iQuote

Quando pensamos na linha de produção de uma gráfica, os processos podem variar muito de acordo com o segmento de atuação, porte do negócio, nível de qualidade, tempo da entrega, know-how dos colaboradores, além de outros aspectos. No caso de uma gráfica bem estruturada, cada um destes elementos estará alinhado para que a entrega seja adequada aos prazos e custos acordados. Contudo, quem trabalha no dia a dia de produção sabe que a agilidade na tomada de decisões, com a expectativa de atender da melhor maneira o cliente, pode prejudicar a excelência da entrega.

Um mesmo colaborador, que cuidará de dois ou mais pedidos diferentes, pode decidir por caminhos distintos, dependendo do momento ou da pressão e expectativas por resultado. Em uma equipe maior, com diferentes pessoas na execução, a falta de padrão se torna ainda mais evidente. Se uma empresa tem vários orçamentistas, a mesma cotação provavelmente terá duas soluções de engenharia e, consequentemente, preços diferentes. Isso afeta diretamente o processo e o produto final.

Orçamentos padronizados

Um orçamento bem elaborado permite que a gráfica cubra seus custos diretos e indiretos, garantindo o retorno dos investimentos executados pelos acionistas. Ter todos os custos, margens de lucro e comissões definidos dentro de uma política onde a direção da empresa estabelece os critérios que serão usados na negociação do mesmo é fundamental para atingir esse objetivo.

A única forma de conseguir que essas políticas e esses padrões sejam seguidos é a automatização. Sistemas automatizados que garantem a padronização orçamentária permitindo que todos sejam beneficiados; o negócio, os clientes e os colaboradores. As vantagens são significativas, pois a solução capta o conhecimento dos melhores colaboradores, transferindo essas informações para um sistema autônomo, que passa a tomar decisões independentemente da pessoa que está executando o processo. Ou seja, além de preservar o know-how da empresa, o sistema elege as melhores formas de produzir o produto solicitado pelo cliente dentro dos padrões definidos.

Partindo deste ponto, todos os futuros pedidos mantêm um modelo de produção que assegura a qualidade e eficiência. A solução simula as opções possíveis de engenharia, por exemplo: analisando se é melhor rodar em digital ou em flexo banda estreita, com acabamento em linha ou segmentado. Como consequência, os resultados tornam-se uniformes e a gráfica consegue garantir uma entrega dentro de todas as exigências, por um valor compatível.

Orçamentistas passam a realizar tarefas mais nobres

Pela minha experiência, os empresários têm o desejo de adquirir uma solução como esta, contudo, é comum percebermos certa resistência por parte dos orçamentistas ou da equipe de vendas. Esse receio é compreensível, afinal o processo muda e a autonomia das pessoas sobre a geração de orçamentos também. No entanto, nas gráficas que já aderiram e utilizam o sistema há algum tempo, notamos o colaborador, que antes passava a maior parte de seu tempo administrando a produção de orçamentos, dedicado a tratar de tarefas mais nobres.

Entre elas: a definição das regras de preço, custo e margem; a análise do custo e margem de lucro real para cada orçamento aprovado, a comparação deste lucro real com o previsto de forma a auxiliar na evolução da produção do orçamento; a verificação das máquinas do parque gráfico; a análise de sugestões, trocas ou aquisições, e outras tarefas.

O resultado da implantação da solução agiliza o fluxo de processos na empresa. Muitas informações que eram necessárias na fase de produção e tinham que ser solicitadas ao cliente, passam a fazer parte do orçamento e o colaborador consegue focar sua energia em outras atividades que aperfeiçoam a entrega. O resultado é um orçamento mais perto da realidade produtiva, com uma engenharia já definida nos menores detalhes, que reflete no planejamento da produção com maior aderência a realidade, maior rentabilidade e melhores vendas.

Relatos dos clientes

Por meio de pesquisas e entrevistas, coletamos relatos de nossos clientes mostrando as melhorias que o sistema trouxe para o dia a dia da gráfica. De maneira geral, os usuários registraram um acréscimo médio de 20% na produtividade orçamentária, sendo que o maior ganho é na qualidade dos orçamentos, que garantem as melhores margens e preços competitivos.

Entre os diferenciais significativos, os clientes apontam a automação dos processos, otimização de recursos, integração das informações e a possibilidade de utilizar a plataforma web, ferramenta que auxilia na inclusão do cliente, nas solicitações de orçamentos para os representantes externos e no acompanhamento real das informações, como orçamento, aprovação de pedidos, programação e produção.

O orçamento possui recursos avançados de engenharia, sendo possível avaliar o seu melhor custo de produção e fluxo de trabalho e ainda comparar com outras rotas de produção – item importante nas gráficas que possuem mais de um sistema de impressão. Também tem uma interface simples e intuitiva, que facilita a inclusão das informações. Os cálculos são gerados de forma rápida e precisa. Foi constatada a redução de processos que ocasionou na queda de 40% do tempo utilizado na área operacional, otimizando os recursos e o deadline de respostas para o cliente externo e interno.

Conheça o iQuote

O EFI iQuote é um sistema de orçamento gráfico “inteligente” e altamente visual, operado via Web, bem como com todas as tecnologias disponíveis e emergentes na indústria de artes gráficas.

Os principais benefícios que uma empresa tem ao adquirir o iQuote são:

1. Qualquer colaborador, com um mínimo de treinamento, consegue produzir um orçamento de ótima qualidade, mesmo em complexos ambientes de produção.

2. Regras da empresa (custo / preço / tecnológicas) definem que os usuários sigam essas recomendações.

3. O conhecimento da empresa é armazenado no sistema, mas fica disponível para todos.

4. Os processos definidos no workflow ligam as pessoas, atividades e papéis num ambiente seguro.

5. O sistema é flexível o suficiente para permitir que as pessoas mudem o que for necessário, sempre dentro dos critérios de acesso definidos.

6. A interface com o usuário é clara e flexível, permitindo o perfeito entendimento do que será produzido e todos os passos da produção.

7. Flexibilidade na criação de relatórios.

8. Históricos são gerados para todas as operações e alterações feitas pelos usuários.

Para oferecer todo o suporte, a EFI tem três equipes: no Brasil para o atendimento latino-americano, nos USA e a terceira, na Europa. Este serviço ajuda a esclarecer dúvidas básicas por telefone ou acesso remoto. Também são oferecidas horas de treinamento in loco que contribuem para manter o usuário sempre atualizado e mostrar como tirar o maior proveito do sistema.

Marcello Gobbi é engenheiro, fundador da empresa Loguin e sócio da Metrics. Atualmente é Gerente de Produto iQuote na EFI.

EFI na ExpoPrint & ConverExpo Latin America 2022

A EFI é presença confirmada na ExpoPrint & ConverExpo Latin America 2022. De 5 a 9 de abril, a companhia global vai apresentar no Expo Center Norte, em São Paulo, como suas tecnologias em equipamentos e softwares podem oferecer infinitas capacidades para os empresários de impressão de diferentes mercados. Quer ver tudo ao vivo? Faça agora a sua inscrição para o maior evento de impressão e conversão das Américas: www.expoprint.com.br/visitar.